Цей документ є робочою редакцією умов користування порталом ZAMKO. Він описує правила використання системи, розподіл відповідальності між ZAMKO, роботодавцем/агентурою та працівником, а також базові правила роботи з персональними даними й документами.
1. Загальні положення
ZAMKO — це онлайн-портал для організації роботи роботодавців, агентур, координаторів і працівників. Портал дозволяє вести кабінет компанії, створювати об’єкти, додавати працівників, вести анкети, завантажувати документи, обліковувати робочі процеси, повідомлення, години, аванси та виплати.
Користуючись ZAMKO, користувач підтверджує, що прочитав ці Умови користування, розуміє їх зміст і погоджується дотримуватися їх. Якщо користувач не погоджується з цими Умовами, він не повинен використовувати портал.
Ці Умови застосовуються до всіх користувачів порталу: власників кабінетів компаній, роботодавців, агентур, координаторів, адміністраторів та працівників.
2. Терміни
- ZAMKO — програмний портал, доступний через вебсайт zamko.cz або інший домен/піддомен, який використовується для роботи сервісу.
- Компанія — роботодавець, агентура, клієнт або інша юридична/фізична особа, яка створює кабінет і використовує портал для організації роботи.
- Працівник — особа, яка отримує код доступу від компанії, активує профіль і може заповнювати анкету, переглядати свої дані та користуватися доступними функціями.
- Координатор — користувач, який від імені компанії веде працівників, об’єкти, документи, години, повідомлення та інші внутрішні процеси.
- Об’єкт — місце роботи, клієнт, склад, завод, готель, будівництво, ресторан, офіс або інше місце/проєкт, до якого можуть бути прив’язані працівники.
- Анкета працівника — набір даних працівника в системі, зокрема особиста інформація, контакти, адреси, документи, банківські дані, об’єкти, години, аванси, зарплата та журнал змін.
3. Реєстрація та доступ
Кабінет компанії створюється роботодавцем, агентурою або уповноваженою особою. Після реєстрації компанія може додавати працівників, створювати об’єкти, відповідальних осіб та інші записи, необхідні для організації роботи.
Працівник отримує доступ до свого профілю через індивідуальний код активації, який створюється в кабінеті компанії. Один код призначений для одного працівника та не повинен передаватися третім особам.
Під час активації працівник створює пароль, підтверджує email і, якщо така функція увімкнена, надає онлайн-підтвердження ознайомлення з політикою обробки персональних даних та згоду на обробку даних і документів.
Користувач відповідає за збереження конфіденційності свого пароля та за всі дії, виконані з його облікового запису, якщо він не повідомив про несанкціонований доступ.
4. Ролі користувачів
Роботодавець або агентура визначає, які дані необхідні для роботи, кого додавати до кабінету, які об’єкти створювати, які документи завантажувати та кому надавати доступ.
Координатор може виконувати дії в межах прав, наданих компанією: додавати працівників, прив’язувати їх до об’єктів, додавати відповідальних осіб, редагувати анкети, завантажувати документи та вести операційний облік.
Працівник може активувати профіль, заповнювати або оновлювати свою анкету, завантажувати документи, переглядати інформацію, що стосується його роботи, і користуватися функціями, доступними в кабінеті працівника.
Компанія самостійно відповідає за те, щоб її користувачі мали належні повноваження для перегляду, зміни або завантаження персональних даних працівників.
5. Можливості порталу
ZAMKO може надавати такі функції:
- створення та ведення кабінету компанії;
- додавання працівників і створення кодів активації;
- ведення повної анкети працівника;
- завантаження сканів і файлів, зокрема паспорта, страхування, договорів та інших документів;
- створення об’єктів і прив’язка працівників до об’єктів;
- облік відповідальних осіб на об’єктах;
- журнал змін анкети працівника із зазначенням, хто та коли змінив дані;
- підготовка модулів годин, авансів, зарплати, повідомлень, звітів та інших функцій.
Окремі функції можуть бути недоступні, змінені, додані або прибрані залежно від етапу розвитку порталу, тарифу, ролі користувача або технічних налаштувань.
6. Дані, документи та GDPR
Портал може містити персональні дані працівників: ім’я, дату народження, стать, громадянство, місце народження, адреси, телефон, email, екстрений контакт, паспортні дані, страхування, банківські реквізити, робочі дані, документи, години, аванси, виплати та журнал змін.
Компанія зобов’язана збирати та зберігати лише ті дані, які необхідні для законної мети: організації роботи, виконання договору, кадрового та бухгалтерського обліку, виплат, комунікації, виконання правових обов’язків або іншої законної підстави.
Якщо компанія завантажує скани паспорта, страхування, договорів або інші документи працівника, вона відповідає за наявність належної правової підстави для такого зберігання. Такою підставою може бути згода працівника, виконання договору, юридичний обов’язок або інша підстава, передбачена законодавством.
Під час онлайн-активації працівника ZAMKO може зберігати запис про підтвердження/згоду на обробку персональних даних: дату, час, IP-адресу, user agent браузера, версію тексту згоди та ідентифікатор працівника.
ZAMKO не є юридичною, кадровою або бухгалтерською консультацією. Компанія самостійно визначає, які персональні дані їй потрібні, як довго їх зберігати та кому надавати доступ, відповідно до чинного законодавства.
7. Обов’язки користувачів
Користувачі зобов’язуються:
- надавати правдиву, актуальну та повну інформацію;
- не завантажувати документи, які не належать до відповідного працівника або не потрібні для законної мети;
- не передавати паролі, коди доступу або облікові записи третім особам;
- не використовувати портал для шахрайства, незаконного збору даних або порушення прав інших осіб;
- негайно повідомляти про помилкові дані, втрату доступу або підозру на несанкціонований доступ.
Компанія відповідає за правильність даних, внесених її користувачами, та за законність дій, які виконуються в її кабінеті.
8. Заборонені дії
Під час використання ZAMKO заборонено:
- намагатися отримати доступ до чужого акаунта, компанії, анкети або документів;
- обходити технічні обмеження або механізми безпеки;
- завантажувати шкідливі файли, віруси, скрипти або документи з незаконним вмістом;
- масово копіювати, експортувати або поширювати персональні дані без правової підстави;
- використовувати портал для порушення трудового, податкового, міграційного, бухгалтерського або іншого законодавства;
- видавати себе за іншу особу або компанію.
У разі порушення цих правил доступ може бути обмежено або заблоковано.
9. Безпека
ZAMKO застосовує технічні та організаційні заходи для захисту даних, зокрема автентифікацію користувачів, захист паролів, контроль доступу за ролями, журнали змін, ізольоване зберігання документів і обмеження доступу до файлів через перевірку авторизації.
Попри це, жодна онлайн-система не може гарантувати абсолютну безпеку. Користувачі повинні використовувати надійні паролі, не передавати доступ третім особам і своєчасно повідомляти про підозрілі дії.
ZAMKO може тимчасово обмежити доступ до акаунта або функцій, якщо є підозра на несанкціонований доступ, порушення безпеки або незаконне використання порталу.
10. Доступність сервісу
ZAMKO прагне забезпечувати стабільну роботу порталу, але не гарантує безперервну доступність без перерв, помилок або технічного обслуговування.
Сервіс може бути тимчасово недоступний через оновлення, аварії, дії хостинг-провайдерів, мережеві проблеми, технічні роботи, кібератаки або інші обставини, що не залежать від ZAMKO.
Користувачі повинні самостійно зберігати критично важливі документи та інформацію, якщо така інформація потрібна їм поза порталом.
11. Обмеження відповідальності
ZAMKO є інструментом для організації даних і робочих процесів. Портал не замінює юридичну, бухгалтерську, податкову, кадрову, трудову або міграційну консультацію.
Компанія самостійно відповідає за правильність внесених даних, законність зберігання документів, правильність трудових і бухгалтерських процесів, облік годин, виплати, податки, договори, дозволи на роботу та відповідність власної діяльності законодавству.
ZAMKO не несе відповідальності за збитки, спричинені неправильними даними, діями користувачів, незаконним використанням порталу, помилками компанії, відсутністю правової підстави для обробки даних або використанням інформації з порталу без перевірки.
У межах, дозволених законом, відповідальність ZAMKO обмежується прямими доведеними збитками, спричиненими винними діями ZAMKO, і не включає втрачений прибуток, непрямі збитки, штрафи компанії, репутаційні втрати або претензії третіх осіб, якщо інше прямо не передбачено обов’язковим законодавством.
12. Блокування та припинення доступу
ZAMKO може обмежити, призупинити або припинити доступ користувача чи компанії до порталу, якщо є підозра на порушення цих Умов, незаконне використання сервісу, порушення безпеки, невиконання платіжних або договірних зобов’язань, або якщо цього вимагає закон.
Компанія може припинити використання порталу, але перед цим повинна самостійно подбати про експорт або збереження потрібних їй даних і документів.
Після припинення доступу ZAMKO може зберігати певні дані протягом строків, необхідних для виконання закону, захисту прав, розгляду претензій, безпеки та технічного адміністрування.
13. Зміни умов
ZAMKO може час від часу оновлювати ці Умови. Актуальна версія публікується на цій сторінці із зазначенням дати оновлення та версії документа.
Якщо зміни істотно впливають на права або обов’язки користувачів, ZAMKO може повідомити про це через портал, email або інший доступний канал комунікації.
Подальше використання порталу після набрання чинності оновленими Умовами означає згоду з новою редакцією.
14. Застосовне право та спори
Ці Умови регулюються правом Чеської Республіки, якщо інше не передбачено обов’язковими нормами права, які застосовуються до конкретного користувача або відносин.
Сторони повинні спершу намагатися вирішити спір шляхом переговорів. Якщо спір не вдається вирішити мирно, він може бути переданий до компетентного суду або органу відповідно до застосовного законодавства.
15. Контакти
Якщо у вас є питання щодо цих Умов або роботи порталу, зв’яжіться з нами:
- Email: info@zamko.cz
- Телефон: +420 000 000 000
- Сайт: zamko.cz